קיימים נוהלי מסודרים לאופן חלוקת התמיכות הפועלים בהתאם לנוהל תמיכות במוסדות ציבור מטעם משרד הפנים (להלן: "נוהל תמיכות משה"פ"). במסגרת זו מוגדרים מספר עקרונות ראשוניים, לקבלת תמיכות, שחשוב לדעת מראש:
- כל תמיכה תבוטל אוטומטית עקב קיומו של עיקול או שעבוד על נכסי או כספי הגוף הנתמך או המחאת הזכות לכספי התמיכה לצד ג'.
- העירייה תהא רשאית לתת תמיכה שמטרתה פיתוח ובנייה של מוסדות הגוף הנתמך.
- בכל מקרה לא יעלה גובה התמיכה על 90% מעלות הפעילות הנתמכת.
- הוועדה תהא רשאית לדרוש מגופים מבקשי תמיכה להמציא פרטים נוספים, כולל פרטים אודות תשלומים לבעלי תפקידים שונים והצהרות מנהלים לצורך אימות נתונים וקביעת גובה התמיכה. לא תאושר כל הקצבה לגוף אשר לא ימציא את הנתונים וההצהרות המבוקשים במועד. אי המצאת הנתונים או ההצהרות במועד – כמוה כויתור הגוף על רצונו לקבל תמיכה מהעירייה.
- העברת תמיכה שאושרה מותנית בהסדרת כל חובות הגוף הנתמך לעירייה. חוב שלא יוסדר, יקוזז מהתמיכה.
- אור מצבה הכספי של העיריה, תינתן השנה תמיכה רק לגופים העוסקים בקידום הספורט התחרותי והמקצועני בכל הענפים.
במידה ועמד בעקרונות אלה קיימים מספר קריטריונים שבהם יש לעמוד והם מפורטים במסמך המצורף בהמשך.
חשוב לעיין מראש ברשימת המסמכים שיש לצרף לבקשה והם (אף הם מופיעים ביתר פירוט במסמך, ויש לעיין בהם לעומק לפני הגשת הבקשה):
- תעודה על רישום התאגיד
- מסמכי היסוד (תזכיר, תקנון וכו').
- בבקשה המוגשת בין 01.01. ל- 30.06: הדו"ח הכספי המבוקר לשנה שקדמה לשנה הקודמת, ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדו"ח הכספי המבוקר הנזכר ומסתיימת במועד של עד 60 יום לפני הגשת הבקשה.
אם הבקשה מוגשת בין 01.07 ל- 30.09 – יצורפו דו"ח כספי מבוקר לשנה שקדמה לשנה הקודמת, דו"ח כספי מסוקר לשנה הקודמת ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדו"ח הכספי המסוקר הנזכר ומסתיימת במועד של עד 60 יום לפני הגשת הבקשה.
אם הבקשה מוגשת בין 01.10 ל- 31.12 – יצורפו דו"ח כספי מבוקר לשנה הקודמת ומאזן בוחן לתקופה המתחילה ביום שלאחר תקופת הדו"ח הכספי המבוקר הנזכר ומסתיימת במועד של עד 60 יום לפני הגשת הבקשה.
בכל מקרה יערך הדו"ח הכספי לפי כללי החשבונאות המקובלים, ויכלול פרטים על נכסי המוסד, השקעות, פיקדונות, חשבונות בבנקים ויתרות.
- תקציב מאושר או הצעת תקציב.
- אישור מעמד הגוף מבקש התמיכה במשרדי מס ערך מוסף.
- אישור שנתי מרשויות מס הכנסה.
- אישור רו"ח בדבר עמידת המבקש בתקרת הוצאות ההנהלה וכלליות, כפי שנקבע בנוהל הכללי לפי סעיף 3א(ו) לחוק יסודות התקציב, התשמ"ה – 1985.
- מבקש שהינו עמותה יצרף אישור תקף מרשם העמותות על ניהול תקין
- הסכמה למסור פרטים מחשבון בנק על פי הנוסח שמופיע בקישור למסמך המפורט.
